Entre obligations de l’employeur et souhaits des salariés, l’organisation des congés payés peut vite tourner au casse-tête.
La prise des congés et leur paiement sont soumis à une règlementation très stricte dont nous vous rappelons ci-dessous les principaux points.
La période de prise des congés payés
La période de prise des congés payés est celle au cours de laquelle les salariés vont pouvoir prendre les jours de congés qu’ils ont acquis. Elle est fixée, soit par accord collectif, soit par l’employeur.
Deux règles sont impératives et ne peuvent pas faire l’objet d’une négociation :
- Les congés payés doivent être pris dans une période comprenant la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année ;
- Les congés payés peuvent être pris dès l’embauche.
En dehors de ces deux règles, une priorité est laissée à la négociation collective. Il est possible de prévoir par accord une autre période de congés payés, tant qu’elle comprend la période fixée ci-dessus. A défaut d’accord (d’entreprise, d’établissement ou de branche), c’est l’employeur qui fixe la période de prise des congés payés, toujours dans le respect des dispositions impératives ci-dessus, après consultation des représentants du personnel.
Les salariés disposent de 5 semaines de congés payés pour une année complète de travail.
Pendant cette période de prise de congés payés, l’employeur doit accorder aux salariés 12 jours ouvrables consécutifs au minimum, et 24 jours au maximum (à savoir 4 semaines). La 5e semaine ne peut pas être accolée au congé principal de 4 semaines. Il y a donc toujours au moins deux périodes de prise du congé :
- une période de 4 semaines ;
- une autre période d’une semaine.
L’information des salariés de la période de prise des congés payés
En l’absence de dispositions conventionnelles, cette information doit être réalisée 2 mois avant l’ouverture de cette période, soit au plus tard le 1er mars pour une période de congés débutant le 1er mai.
L’information des salariés sur l’ordre des départs fixé
L’ordre des départs fixé doit être communiqué par tout moyen à chaque salarié, 1 mois avant son départ.
En respectant ce délai de prévenance, le salarié ne pourra pas refuser les dates proposées par l’employeur.
A noter que le salarié ne peut en aucun cas, renoncer à ses congés payés, et demander une indemnisation à la place.
L’employeur doit impérativement respecter ce délai d’un mois et ne peut invoquer des circonstances exceptionnelles pour ne pas respecter ledit délai
La fixation de l’ordre des départs en congés
L’ordre des départ en congés est défini par l’employeur après avis du CSE.
Dans tous les cas, les conjoints ou partenaires pacsés travaillant dans une même entreprise doivent avoir un congé simultané (cette règle ne peut faire l’objet de négociation).
En revanche, en dehors de cette règle, c’est l’accord d’entreprise, d’établissement ou de branche qui détermine l’ordre des départs en congés pendant la période de prise de congés (du 1er mai au 31 octobre de chaque année).
En l’absence de telles dispositions, l’ordre et les dates de départ doivent être fixés par l’employeur en respectant les critères fixés à l’article L. 3141 – 16 du Code du travail :
La situation de famille des bénéficiaires,
L’ancienneté du salarié dans l’entreprise ;
L’éventuelle activité chez un ou plusieurs autres employeurs.
Au-delà de ces critères, l’employeur doit également tenir compte des possibles reports de congés payés. En effet, certains salariés absents au moment de la période de prise des congés conservent à leur retour leurs droits à congés (n° 23). L’employeur doit en tenir compte lorsqu’il élabore le planning des départs en congés.
L’employeur peut procéder de plusieurs façons :
- Il peut tenir compte des souhaits exprimés par le salarié. Ce dernier accepte ou refuse les demandes formulées par les salariés.
- Il peut garder la main en fixant un ordre de départ et en formalisant un planning des départ.
Les congés supplémentaires en cas de fractionnement du congé principal en dehors de la période légale
Avec l’accord de l’employeur et du salarié, il est possible pour les salariés de fractionner leur congé principal de 4 semaines, et de prendre des jours en dehors de cette période de référence (du 1er mai au 31 octobre).
Au cours de cette période, le salarié doit au moins avoir posé 2 semaines de congés payés.
Si le salarié ne prend pas la totalité du congé principal de 4 semaines au cours de cette période, il bénéficiera de congés supplémentaires à savoir des jours de fractionnement:
- Si le salarié prend entre 3 et 5 jours de congés en dehors de cette période : il bénéficiera d’un jour ouvrable de congés supplémentaires.
- S’il prend 6 jours minimum de congés en dehors de cette période, il bénéficiera de deux jours ouvrables de congés supplémentaires.
Exemple :
Un salarié bénéficie de 30 ouvrables de congés payés dans l’entreprise :
- S’il prend 4 semaines en août et 1 semaine en février, il n’a droit à aucun jour de congé supplémentaire pour fractionnement (puisque le congé principal de 4 semaines est pris durant la période légale du 1er mai au 31 octobre).
- En revanche, s’il prend 3 semaines en juillet et 2 semaines en décembre, il a droit à 2 jours ouvrables.
A noter que la 5ème semaine de congé n’ouvre pas droit à congé supplémentaire.
